ไฟล์งานใหญ่เกินไปทำไงดี!! 2 วิธีลดขนาดไฟล์ Word ง่าย ๆ ด้วยตนเอง
เคยไหม? จะส่งงานทาง E-mail แต่ส่งไม่ได้เพราะไฟล์งานใหญ่เกินไป แม้ว่าไฟล์งานขนาดใหญ่เหล่านั้นจะจัดเก็บอยู่บนคอมพิวเตอร์ได้สบาย โดยที่เราไม่ต้องกังวล เนื่องจากขนาดของไฟล์เอกสาร Microsoft Word มีขนาดเล็กเมื่อเทียบกับวิดีโอเกมและไฟล์ขนาดใหญ่อื่น ๆ
แต่เมื่อเราต้อง โพสต์ไฟล์เอกสารบนแพลตฟอร์มหรือโปรแกรมแบบออนไลน์ ผ่านการแชร์ทางอีเมลและช่องทางอื่น ๆ ซึ่งจำเป็นต้องบีบไฟล์ทุกครั้ง และอาจทำให้การส่งเอกสารของเราล่าช้า เพราะต้องใช้เวลาในการอัปโหลดที่ยาวนาน ดังนั้นเราควรเรียนรู้วิธีที่จะช่วยลดขนาดเอกสาร Word ของเราด้วย 2 วิธีดังต่อไปนี้
วิธีที่หนึ่ง : การบันทึกไฟล์ในรูปแบบ DOCX
เราสามารถบันทึกเอกสารในรูปแบบของ DOCX แทนรูปแบบ DOC ได้แล้ว ส่วนเหตุผลที่เราจะใช้ไฟล์รูปแบบ DOC ก็ต่อเมื่อเราต้องการให้ไฟล์เอกสารเข้ากับโปรแกรม Word ในเวอร์ชันเก่าได้
หนึ่งในประโยชน์ของ DOCX คือ ขนาดไฟล์เพียงไม่กี่กิโลไบต์ (KB) ซึ่งเล็กกว่าเอกสารที่ใช้รูปแบบ DOC ที่มีขนาดไฟล์ส่วนใหญ่เป็นเมกะไบต์ (MB)
ดังนั้นเมื่อบันทึกเอกสาร Word ให้เลือกรูปแบบ DOCX ในการจัดเก็บไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ หากคุณได้บันทึกเป็นไฟล์ DOC ไปแล้วใช้เปิดไฟล์นั้นขึ้นมา และเลือกระบุชื่อและบันทึกใหม่เป็นไฟล์ Word Document (*.docx)
วิธีที่สอง : การบีบอัดรูปภาพ
บางครั้งที่ไฟล์ Word มีขนาดใหญ่อาจเป็นเพราะในไฟล์เอกสารนั้นมีการแทรกรูปขนาดใหญ่ไว้ จึงทำให้ไฟล์ Word มีขนาดใหญ่มากกว่าปกติ ดังนั้นเราต้องบีบอัดขนาดของรูปภาพก่อนในโปรแกรมแต่งรูป โดยแก้ไขรูปภาพให้มีขนาดเล็กลง และถ้าไม่จำเป็นไม่ควรบันทึกรูปภาพเป็นไฟล์ PNG หรือ BMP แต่ควรบันทึกด้วยไฟล์ JPG หากภาพดังกล่าวไม่ได้มีความสำคัญหรือต้องการความละเอียดมาก
นอกจากนี้คุณสามารถบีบอัดภาพได้เองบน Word โดยการเลือกแทรกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ ไปที่เครื่องมือ Picture Tools เลือก Compress Pictures (สัญลักษณ์ลูกศรชี้เข้าไปที่รูปภาพ) จะปรากฏหน้าต่างใหม่ขึ้นมาให้เลือก Resolution คุณสามารถเลือกได้ว่า รูปภาพสำหรับ E-mail, Web หรือ Print เพื่อให้ขนาดของรูปภาพมีความเหมาะสมที่สุด
คำที่เกี่ยวข้องภาษาไทย :
แต่งรูป,โปรแกรมแต่งรูป, ฝึกอบรมโปรแกรมคอมพิวเตอร์, ไมโครซอฟท์
คำที่เกี่ยวข้องภาษาอังกฤษ :
IT Professional Training, Microsoft Office Application
