ซื้อ Software มาใช้ในกิจการ ผู้ประกอบการควรบันทึกบัญชีอย่างไร
ช่วงเจนนี้ เวลาจะทำธุรกิจสิ่งที่ต้องมีคือซอฟต์แวร์ เพราะซอฟต์แวร์มีความสำคัญต่อการทำงานของคอมพิวเตอร์เป็นอย่างมาก เนื่องจากคอมพิวเตอร์จะไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีซอฟต์แวร์มาสั่งงานให้ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงเปรียบเสมือนสมองของคอมพิวเตอร์นั่นเอง เพื่อให้พนักงานทำงานสะดวกมากขึ้น ในบริษัทจึงต้องมีซอฟต์แวร์ โดยซอฟต์แวร์สามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ได้ดังนี้
- ระบบซอฟต์แวร์ (System Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่น ระบบปฏิบัติการ (Operating System) โปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ (Device Driver)
- ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing Software), โปรแกรมการคำนวณแบบสเปรดชีท (Spreadsheet Software), โปรแกรมนำเสนอ (Presentation Software) และโปรแกรมฐานข้อมูล (Database Software)
ซอฟต์แวร์มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์เป็นอย่างมาก เพราะซอฟต์แวร์ถูกนำมาใช้ในทุก ๆ ด้านของชีวิต ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การศึกษา การสื่อสาร เพื่อความบันเทิง เป็นต้น
ถ้าหากซื้อ Software มาใช้ ควรบันทึกบัญชีอย่างไร
การบันทึกบัญชีจะขึ้นอยู่กับว่า Software นั้นมีลักษณะอย่างไร ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 2 แบบได้ดังนี้
1. Software สำเร็จรูป
เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาเสร็จแล้วและพร้อมใช้งาน โดยกิจการซื้อมาใช้งานได้ทันที Software ส่วนใหญ่จะมีอายุการใช้งานสั้น ไม่เกิน 1 ปี ดังนั้นกิจการจึงควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่ซื้อมาใช้งาน
2. Software ที่พัฒนาขึ้นเอง
เป็น Software ที่กิจการพัฒนาขึ้นมาเอง เพื่อใช้ในกิจการ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ส่วนใหญ่จะมีมูลค่าสูงและมีอายุการใช้งานยาวนาน ดังนั้นกิจการจึงควรบันทึกเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตน
นอกจากนี้ กิจการยังสามารถบันทึก Software ประเภทนี้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่ซื้อมาใช้งานได้ หากกิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่าซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีอายุการใช้งานสั้น ไม่เกิน 1 ปี แต่ในกรณีที่ซอฟต์แวร์นั้นได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในกิจการเป็นเวลานาน หรือมากกว่า 1 ปี และกิจการมีหลักฐานว่าซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีมูลค่าคงเหลืออยู่ ณ สิ้นงวดบัญชี กิจการต้องบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาของซอฟต์แวร์ดังกล่าวด้วย นี่คงเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่กิจการหลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์ที่ต่ออายุเป็นปีต่อปี เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชี
อย่างไรก็ตาม กิจการควรพิจารณาเลือกใช้วิธีการบันทึกบัญชีที่เหมาะสมกับลักษณะของซอฟต์แวร์นั้น ๆ เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป
